Za one koji se bave finansijama i računovodstvom, tranzicija iz decembra u januar znači izazov za kraj godine. Kraj poslovne godine se odnosi na procese koji se poduzimaju na kraju obračunskog perioda. U ovom trenutku, knjige se zatvaraju posljednji put u kalendarskoj godini i vrše se sva potrebna prilagođavanja i usaglašavanja kako bi se prikazala tačna finansijska slika onoga što se dogodilo u proteklih 12 mjeseci.
Bez obzira na procedure zatvaranja koje se koriste tokom ostatka godine, zatvaranje na kraju godine je često najveći i najzahtjevniji proces za računovođe. Postavljanje adekvatnog plana jedan je od vrlo efikasnih instrumenata koji vas može dovesti do uspješnog i besprijekornog zatvaranja poslovne godine.
Dajte prioritet pripremi
Kraj godine je veliko iskušenje u računovodstvenim sektorima i nema mjesta greškama kada je u pitanju pravilno zatvaranje knjiga. Umjesto želje i nade, učinite sve što je potrebno da pripremite svoj tim.
Ako ste imali bilo kakvu fluktuaciju zaposlenih tokom godine – što je vjerojatan scenario, posebno za veće kompanije ili kompanije na putanji rasta, sada je vrijeme da ih edukujete o tome kako izgleda proces zatvaranja na kraju godine, kako se zatvaranje godine razlikuje od zatvaranja na kraju mjeseca ili kvartala, koja se izvještavanja zahtijevaju i koje vrste rokova se očekuju. Obuka se ne završava kada se zaposli nova osoba ili se implementira novi proces ili softverski proizvod. To bi trebao biti kontinuiran proces, a to znači osigurati da svi budu spremni za svaki izazov koji se može pojaviti. Ukoliko je to moguće, koristite kombinaciju najboljih praksi i prethodnog iskustva (npr. probleme koji su nastali tokom prošlih zatvorenih perioda i način na koji su ispravljeni) kako biste na najbolji način educirali svoj tim.
Procesi i tokovi posla na kraju godine mogu biti složeni za praćenje. Korištenje adekvatne platforme za automatizaciju toka posla može pomoći vašem sektoru da ostane na pravom putu i da se proces odvija po rasporedu.
Napravite odbrojavanje
Odbrojavanje koje se odnosi na sam proces zatvaranja poslovne godine može pomalo izgledati kao “sat sudnjeg dana” ali saznanje koliko je vremena preostalo i šta treba postići prije nego što vrijeme istekne može biti vrlo važan dio upravljanja vremenom. Kako biste bili sigurni da niko u vašem timu ne ignoriše ono što vam put pred vama može ponuditi, voljno ili slučajno, uključite odbrojavanje koje će sve držati usredotočene na cilj. Ovakav način rada može se činiti stresnim, ali je to odličan način da ostanete organizovani.
Budite usredotočeni
U računovodstvu je najbitnija stvar osigurati usklađenost brojeva. Čak i najmanja odstupanja mogu biti problematična, izbaciti vaše knjige iz ravnoteže i stvoriti ozbiljne probleme u dovršavanju zatvaranja poslovne godine na vrijeme.
Bez obzira koliko dobro planirate unaprijed, može doći do neke sitne greške koja može napraviti velike probleme. Čak i najbolje kontrole na svijetu ne mogu, ponekad, spriječiti takve greške — i zato je usredotočenost toliko važna.
Kako biste osigurali da su vaše knjige potpune i tačne, svi brojevi moraju biti usklađeni, sva zaduženja i krediti moraju biti uravnoteženi, a svi računi moraju odražavati tačne brojeve koji odgovaraju stvarnom stanju.
Za veće kompanije sa značajnim obimom transakcija, usaglašavanje može biti radno intenzivan proces kojem može biti izazov ručno pristupiti. U ovim okolnostima, pravi softver za upravljanje dokumentima može biti značajna prednost u održavanju svakog detalja vašeg poslovanja.
Neka vaš kontni plan bude tačan
U računovodstvu, vaš kontni plan je kritičan dio pravilnog organizovanja i izvještavanja o različitim tokovima koji utiču na vaše poslovanje. Međutim, nije neuobičajeno da kontni plan izmakne kontroli nakon nekog vremena. Tokom godine, dodavanje novih računa može doprinijeti značajno preciznijem prikazivanju stavki na kraju godine. Međutim, stalno dodavanje u kontni plan često se pretvara u haos, što dovodi do neurednog sistema koji nije u skladu sa potrebama organizacije za praćenje prihoda i rashoda. Prije nego što se upustite u proces zatvaranja, odvojite vrijeme da se uvjerite da je vaš kontni plan ažuran i tačan. Osigurajte da svi vaši zaposleni razumiju koji računi odgovaraju kojim aktivnostima kako biste bili sigurni da su svi detalji uključeni na prava mjesta za najprecizniji mogući konačan rezultat.
Neka vaš kraj godine bude uspješan
Kraj godine nije vrijeme koje ijedan računovođa voli ali je neophodan dio poslovnog ciklusa i ne mora biti tako težak kao što zvuči. Prava rješenja za automatizaciju poslovanja, kao što je softver za upravljanje vašim poslovanjem i dokumentima, mogu poboljšati organizaciju i povećati efikasnost, nudeći način da uštedite vrijeme bez ugrožavanja tačnosti.
Postavite za cilj naredne godine da naučite više o tome kako poboljšati svoje procese. Zakažite besplatnu prezentaciju već danas da vidite kako Forspace može poboljšati vaše iskustvo na kraju godine. Besplatnu prezentaciju možete zakazati putem linka: https://forspace.ba/contact/ ili nam se jednostavno javite putem e-maila [email protected].