Forspace Solutions
Forspace Solutions

Vijest

Osam brzih načina za povećanje produktivnosti zaposlenih

Najvažniji element kompanije su zaposlenici. Zapravo, produktivni zaposlenici su ono što kompaniju uopšte čini uspješnom. U posljednim godinama produktivnost zaposlenika širom svijeta, prema brojnim statistikama, značajno opada. U nastavku donosimo informacije o tome što je zapravo produktivnost zaposlenika, zašto je važna, kako je možete izmjeriti, izračunati i, što je najvažnije, kako je možete povećati.

Šta je produktivnost zaposlenih?

Produktivnost zaposlenih, poznata i kao produktivnost na radnom mjestu, mjerilo je učinka pojedinog zaposlenika. Naprimjer, kompanija koja proizvodi neki proizvod željet će znati koliko proizvoda jedan zaposlenik može proizvesti u određenom vremenskom roku, odnosno, koliki je učinak tog zaposlenog.

Važnost produktivnosti zaposlenih

Svrha svake kompanije je biti uspješna, a već smo ustanovili da produktivnost zaposlenih može povećati ili slomiti uspjeh kompanije. Dva su faktora koja određuju jesu li zaposlenici uspješni u svome poslu:

  • Produktivnost – količina obavljenog posla
  • Učinkovitost – količina truda uloženog u taj posao

Neki ljudi mogu potrošiti jako puno vremena završavajući malu količinu posla – ti su ljudi više učinkoviti nego produktivni. Drugi ljudi mogu završiti puno posla za malo vremena – ti su ljudi više produktivni nego učinkoviti. Uvijek biste trebali maksimalno iskoristiti i svoju produktivnost i svoju učinkovitost. Nastojte uložiti maksimalan napor u svoj posao i završiti što više posla u što kraćem vremenu. Nekoliko je prednosti visoke produktivnosti zaposlenika koje dokazuju njezinu važnost u kompaniji. Ako su zaposlenici produktivni: posao postaje isplativiji, raste, zadovoljava potražnju korisnika, te ostaje konkurentan na tržištu.

Kako izmjeriti produktivnost zaposlenih?

Da biste izmjerili produktivnost zaposlenih prvo ćete trebati razgovarati sa svojim zaposlenicima i definisati standard na temelju kojeg ćete uspoređivati ​​pojedinačne rezultate zaposlenika. Produktivnost zaposlenika možete mjeriti na više načina, a neki od njih jesu:

  • Mjerenje prodaje

Dokaz da zaposleni ima visoku produktivnost: Dobra prodaja. Kako to mjeriti? Vi određujete broj mjesečnih prodaja koje vaši zaposlenici trebaju obaviti, a zatim uspoređujete njihove pojedinačne mjesečne rezultate s tim brojem.

  • Mjerni ciljevi se ispunjavaju

Dokaz da zaposlenik ima visoku produktivnost: Veliki broj postignutih ciljeva. Kako to mjeriti? Vi određujete broj ciljeva koje vaši zaposlenici trebaju postići mjesečno, a zatim uspoređujete njihove mjesečne rezultate s tim brojem.

  • Mjerenje dobiti

Dokaz da zaposlenik ima visoku produktivnost: Visoka dobit. Kako to mjeriti? Vi definišete idealnu godišnju dobit za svoju kompaniju. Ako je dosegnete ili premašite, dokazali ste produktivnost svojih zaposlenika. Ako ne uspijete, vaši zaposlenici neće dosegnuti očekivani postotak produktivnosti.

  • Mjerenje količine obavljenog posla

Dokaz da zaposlenik ima visoku produktivnost: Veliki broj izvršenih zadataka. Kako to mjeriti? Vi određujete broj zadataka sedmično koje vaši zaposlenici trebaju obaviti, a zatim uspoređujete njihove mjesečne rezultate s tim brojem.

  • Mjerenje kvalitete obavljenog posla

Dokaz da zaposlenik ima visoku produktivnost: Svi projekti, bez obzira na njihov broj, dovršeni su na kvalitetan način. Kako to mjeriti? Utvrđujete parametre koji definišu dovršeni projekat kao kvalitetan i uspješan, a zatim utvrđujete koliko je vaših gotovih projekata u skladu s tim parametrima. Naprimjer, kada razvijate aplikaciju, projekat se smatra uspješnim i kvalitetnim ako aplikacija funkcioniše, ako ispunjava sve zahtjeve klijenta i ako je klijent zadovoljan.

Kako izračunati produktivnost zaposlenih?

Da biste razumjeli kako možete povećati produktivnost zaposlenih, prvo biste trebali izračunati trenutno stanje produktivnosti zaposlenih. Postoje različiti načini za to, ali najčešća metoda obično uključuje upoređivanje učinka zaposlenika s relativnim troškom koji on ili ona donosi kompaniji, gdje je krajnji cilj dobiti od zaposlenog veću vrijednost nego što je plaćen, ali, kao što smo vidjeli u prethodnom dijelu ovog članka, postoji više pokazatelja visoke produktivnosti zaposlenika. Postoje različite metode izračunavanja postotka produktivnosti, ali se tom prilikom treba sjetite dvije važne stvari:

  • Nikada ne možete biti 100% produktivni
  • Vaš postotak produktivnosti samo je idealna brojka – zaposlenici će se morati usredotočiti i izbjegavati ometanja kako bi postigli maksimalni postotak produktivnosti kompanije

I konačno, u nastavku slijede načini kako povećati produktivnost zaposlenih:

  • Poboljšanje uslova radnog mjesta

Ako svoje zaposlenike želite učiniti produktivnima, morat ćete biti sigurni da rade u optimalnim uslovima. Pazite da u kancelariji ima dovoljno prirodnog svjetla. Zaposlenici koji rade u kancelariji s prozorima i dovoljno prirodnog svjetla noću spavaju 46 minuta više – odmorniji su i vjerojatnije će se brže usredotočiti kad dođu na posao. Uključite biljni svijet u kancelariju. Zelene kancelarije čine zaposlenike ugodnijima, a time i produktivnijim u radu. Ne ostavljajte bijele boje zidova. Zaposlenici čine više pogrešaka kada rade u kancelarijama s bijelim zidovima. Umjesto toga, odlučite se za crvenu (pomaže kod zadataka usmjerenih na detalje), zelenu (pomaže u motivaciji) ili plavu (pojačava kreativnost).

  • Optimizirajte slanje e-pošte

Istraživanja tvrde da na e-poštu trošimo 13 sati sedmično, pomnožite to s brojem zaposlenih u vašoj kompaniji i dobit ćete tačne sate svog vremena koje biste mogli trošiti produktivnije. Zakažite vrijeme samo za e-poštu. Uputite svoje zaposlenike da svaki dan odaberu vremenski okvir kada će rješavati e-poštu i držite se ovog vremena. Obavljajte svu komunikaciju putem e-pošte jedan sat nakon ručka ili jedan sat prije odlaska s posla. Neka e-mailovi budu kratki i precizni. Uputite svoje zaposlenike da budu pristojni, precizni sa pitanjima i neposredni s odgovorima prilikom pisanja e-pošte. Suzdržite se od slanja e-pošte svojim zaposlenicima usred noći. Takve noćne e-poruke mogu stresirati vaše zaposlenike, povećati nivo anksioznosti i smanjiti šanse za dobar rad na poslu sutra ujutro.

  • Optimizirajte sastanke

Zaposlenici provode gotovo 87 sati mjesečno na raznim sastancima. Umjesto toga, pošaljite e-poštu! E-pošta je brže i preciznije sredstvo komunikacije, pa umjesto da održavate bezbroj sastanaka, razbacite grupnu e-poštu tokom sata posvećenog e-pošti. Smanjite broj sastanaka i održavajte samo bitne. Smanjite broj sudionika sastanka. Neki zaposlenici mogu biti vitalni za vaše sastanke, ali drugi koji to nisu, ne bi trebali biti prisiljeni prisustvovati svaki put. Umjesto toga, najproduktivnije rješenje je da se nastavi s uobičajenim radom. Smanjite vrijeme provedeno na svakom sastanku. Probajte za što manje vremena biti što korisniji. Dugi sastanci ne drže pažnju!

  • Omogućite fleksibilno radno vrijeme

Nisu svi ljudi jednako produktivni. Neki ljudi više vole raditi jutrom, dok bi neki radije prespavali. Neko radije spava noću, a neko je tada najviše fokusiran na posao. Pridržavanje strogog rasporeda od 8h-16h ili naporni rad od najranijih jutarnjih sati neće doprinijeti istoj produktivnosti kod svakog zaposlenog. Učinite radno vrijeme fleksibilnim!

  • Osigurajte bolju obuku zaposlenika

Trening i razvoj pomažu produbljivanju znanja zaposlenih, a zatim i njihove radne uspješnosti. Osigurajte praktični trening. Ova vrsta obuke omogućava zaposlenima da iskušaju učinkovitost određenih zadataka osposobljavanja, pružajući im priliku da ih isprobaju dok uče o njima. Dopustite zaposlenicima da uče vlastitim tempom. Provlačenje kroz komplikovane teme neće omogućiti da se novo znanje „zalijepi“ u njihovoj glavi. Najbolje je ostaviti zaposlenicima vremena da obrađuju svoju obuku ili uče vlastitim tempom.

  • Zaustavite mikroupravljanje u delegiranju zadataka

Delegiranje zadataka samo je po sebi produktivno, ali menadžeri često ne mogu pustiti zadatke koje su dali drugima.  Tada se dešava da menadžeri žele upravljati svim detaljima, što delegiranje zadataka čini besmislenim. Štaviše, čak 85% zaposlenika osjeća se demoraliziranim mikroupravljanjem i stalnim nadzorom.

  • Poboljšajte komunikaciju

U timskom radu dobra saradnja dovodi do optimalne produktivnosti i učinkovitosti, a dobra saradnja proizlazi iz dobre komunikacije i povratnih informacija. Ciljno gradite timski rad. Timski rad bogat produktivnošću ne događa se slučajno – vi i vaš tim morat ćete se potruditi da postanete učinkovit tim. Možete započeti s organizovanjem povremenih okupljanja s vremena na vrijeme, prirediti kancelarijsku zabavu, inicirati izlet zaposlenih, organizirati team-building paintball utakmicu i slično. Kada stignu novi zaposlenici, pobrinite se da se osjećaju dobrodošlo na radnom mjestu i ravnopravni sa svojim novim kolegama. Pronađite idealno sredstvo komunikacije. Vaša kompanija može koristiti komunikacijski alat, e-poštu i telefone za komunikaciju, ali morat ćete naučiti kako svaki zaposlenik najbolje odgovara. Neki mogu najbrže odgovoriti na poruke e-pošte, a neki od njih traže brz odgovor na telefon.

  • Brinite o zaposlenicima

Podsticanje zaposlenih da se brinu o sebi u velikoj mjeri podstiče zaposlene da brinu o svojim zadacima i projektima. Podstaknite korištenje prednosti zdravstvenog osiguranja. Provjerite jesu li zaposlenici svjesni svih zdravstvenih dobrobiti koje kompanija nudi, a zatim ih podstaknite na polaganje cjelovitih fizičkih pregleda, vakcinisanja i drugih prednosti. Ponudite korisne seminare samopomoći. Možete prijaviti svoje zaposlenike na seminare za ublažavanje stresa ili upravljanje vremenom, kako biste im pomogli naučiti kako ublažiti svakodnevni stres, bolje upravljati vremenom ili naučiti bilo koje druge korisne tehnike samopomoći. Prepoznajte postignuća zaposlenih. Čini se praktičnim obraćati se svojim zaposlenicima samo kada trebate ukazati na pogreške u njihovom radu, ali ovo nije produktivna praksa. Zaposlenici vole znati da se cijeni njihov naporan rad – 79% profesionalaca napusti posao zbog nedostatka zahvalnosti na radnom mjestu. Takva gesta pomaže im podići samopouzdanje, te stoga odvojite vrijeme da istaknete postignuća i jake strane ljudi kad god možete.