Vođenje biznisa može biti stresno na mnogo načina a poseban izazov u ovom pogledu je i način na koji kompanija upravlja dokumentima. Srećom, danas postoje softverska rješenja koja vode brigu o dokumentaciji kompanije.
Šta je DMS – sistem za upravljanje dokumentima?
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je softver koji omogućava kompanijama da kreiraju, skladište, modifikuju, upravljaju i preuzimaju digitalne dokumente potrebne za poslovanje. Najveći broj ovakvih softvera baziran je na cloud-u što znači da zaposlenici kompanije dokumente mogu imati dostupne, kreirati ih i mijenjati u bilo koje vrijeme i na bilo kojem mjestu. Sistem za upravljanje dokumentima olakšava protok kritičnih informacija kroz organizaciju jer se dokumenti mogu dijeliti digitalno sa svim zaposlenicima u kompaniji.
Zašto je kompaniji potreban DMS – sistem za upravljanje dokumentima?
Sistem za upravljanje dokumentima je nezamjenjiv alat za svaku vrstu djelatnosti u današnje vrijeme. Prva najveća prednost je, naravno, smanjena potrošnja papira. Budući da dokumente možete pohranjivati i dijeliti digitalno u DMS-u, potrošnja papira biće značajno smanjenja a vaš doprinos zaštiti okoliša će se povećati.
Postoje i druge prednosti korištenja DMS-a za vaše poslovanje a neke od njih donosimo u nastavku.
Većina dokumenata koji se odnose na vaše poslovanje sadrže ključne informacije kojima s vremena na vrijeme trebate pristupiti. Fizički dokumenti su uvijek u opasnosti da budu izgubljeni tokom skladištenja ili transporta ili da budu oštećeni zbog nepredviđenih nezgoda poput požara ili poplava. S vremenom se i fizički dokumenti istroše i moraju se ponovo kreirati kako bi bili u dobrom stanju. Sa sistemom za upravljanje dokumentima, ovi problemi su riješeni zauvijek. Budući da nema fizičkih dokumenata o kojima treba voditi računa, ne morate brinuti o gubitku ili šteti. Dakle, vaši podaci se ne mogu izgubiti osim ako ih ne želite izbrisati. Također, uz Forspace DMS možete odlučiti ko treba da ima pristup kojem dokumentu tako da će svi osjetljivi podaci biti sigurni, omogućavajući pristup samo onim ljudima s kojima ih odlučite podijeliti.
Za neke poslove, kao što su računovodstvo i pravni problemi, ovakav softver pravi je spas. Umjesto da morate pregledavati hrpu papira za svaku sitnicu, možete jednostavno digitalizovati svoju dokumentaciju i vjerovati vodećoj OCR-pretrazi koja će vam pomoći da pronađete sve svoje datoteke čak i ako su u formatima samo za čitanje poput slika, skeniranja ili PDF-ove.
Komunikacija između zaposlenika treba da bude jednostavna kao da sjede jedan pored drugog. Forspace DMS sistem omogućit će vam brzo, jednostavno i lahko dijeljenje svih informacija i dokumenata sa kolegama tako da nećete morati trošiti vrijeme na pisanje e-maila ili telefonski poziv.
Kada preduzeće fizički skladišti svoje dokumente, gubi se mnogo vremena i radne snage u tom procesu. Čuvanje i dijeljenje dokumenata postaje glomazan proces koji zahtijeva mnogo nepotrebnog truda. Ovo zauzvrat smanjuje ukupnu produktivnost zaposlenika. Fizičko traženje dokumenta a zatim njegovo dostavljanje do radnog stola zaposlenika koji je u potrebi za njim je uzaludna potrošnja vremena i resursa.
Sistem za upravljanje dokumentima pojednostavljuje pronalaženje dokumenata, jer omogućava zaposlenima da pristupe onome što im je potrebno sa bilo kojeg mjesta putem jednostavne pretrage. Koristeći DMS, možete lahko podijeliti datoteku u roku od nekoliko sekundi sa svima koji su vam potrebni. Vaši zaposlenici su oslobođeni vremena utrošenog na fizičku pretragu datoteka i to vrijeme se umjesto toga može iskoristiti pametnije, povećavajući njihovu produktivnost.
Korištenjem sistema za upravljanje dokumentima štedite i mnogo novca. U početku može izgledati kao investicija jer biste trebali kupiti softver, ali povrat ulaganja je također značajan. Prvo, možete mnogo uštediti na papiru i srodnim proizvodima. Osim toga, kako zaposleni postaju produktivniji eliminacijom tradicionalnog sistema za upravljanje datotekama, to rezultira poboljšanom efikasnošću i većom zaradom.
Uz Forspace ERP dolazi integrisan i sistem za upravljanje dokumentima – DMS, čime je omogućeno pohranjivanje, arhiviranje i procesiranje svih vrsta dokumenta. Forspace DMS omogućava povezivanje između korisnika, potpuno usklađene podatke i pregled nad cjelokupnim poslovanjem.
Za besplatnu prezentaciju Forspace DMS-a kontaktirajte nas putem telefona 033/774-873 ili e-maila [email protected]